|
Har du noen gang opplevd å sitte i et møte og etter en time oppleve at møtet ikke har verken fremdrift eller fokus? Har du opplevd å avslutte et møte etter to timer med spørsmålet ”hva i all verden var vitsen med dette møtet” svirrende i hodet? Dette har jeg opplevd flere gang – og
særlig ille er det når det er jeg selv som er ansvarlige for møtet!
Møter er en stor tidstyv for de fleste – og aller verst er de ”faste” møtene. Trøsten er at alle møter kan bli bedre! Vi tilbyr her en 7 punkts sjekkliste som vi lover vil gi deg effektive møter med klare resultater.
1. Hvorfor sammenkaller jeg til dette møtet?
Skriv en setning som beskriver målet med møtet. Hva vil du at deltagerne skal vite, gjøre eller tro på som et resultat av møtet? Hvis ikke du kan skrive denne setningen – ikke hold møtet!
Spør også deg selv – hva er konsekvensen ved å ikke holde møtet?
2. Neste punkt er å bestemme deltagerlisten - Hvem skal delta på møtet?
Hver deltager på møtet skal kunne bidra med informasjon som er nødvendig for å ta beslutninger på møtet. Unngå å kalle inn personer som ikke trenger å være tilstede.
Antall er viktig; for effektiv problemløsning bør det for eksempel ikke være flere enn 5 tilstede.
Sjekk at folk kommer - for at møtet skal kunne holdes bør 2/3 av deltagerne kunne møte.
3. Forberedelser
Når du først har besluttet at møtet skal holdes og hvem som inviteres kan du bruke følgende sjekk for å definere formål med møtet:
- Hva skal resultatet med møtet være?
- Formuler dette positivt
- Sjekk hvordan vet du at målet er nådd
- Vær klar på hva du skal kunne se, høre, føle etter møtet (VAK)
- Sjekk at resultatet er økologisk (positivt for omgivelsene)
4. Når målformuleringen er klar sjekker du følgende:
- Kommer alle?
- Er nødvendige data tilgjengelige?
- Er agenda sendt ut i tide?
- Er alt med rom og andre fasiliteter ivaretatt?
- Er presentasjoner ok?
- Er handouts ok?
- Er alle klar over formålet med møtet?
5. Forberedelse av agenda
- Hva er den beste måten å introdusere hvert agendapunkt på?
- Sil ut og prioriter informasjon i møtet i forhold til hva som ser ”need to know og hva som er nice to know” – konsentrer møten omkrring noen få hovedtema
- Når du forbereder hva du skal si se for deg at alle har en lapp med ”so what” i pannen – dette sikrer at du tilpasse budskapet til forsamlingen din
|
6. Gjennomføring
- Start på tiden – ikke vent på forsentkommere
- Etabler rapport, bidra til en støttende atmosfære og at folk slapper av. Presenter formål med møtet og snakk om hva som er bevis på at målet er nådd
- Sørg for å få enighet rundt punktene over
- Fokus på fremtid i stedet for fortid
- Presenter muligheter – ikke problemer
- Underveis: bruk alltid agendaen under møtet – det holder alle på ”sporet”
- Når tema ikke relevant i forhold til formålet dukker opp:
- Sjekk ved hjelp av spørsmål til avsender hvordan dette kan være relevant til formålet?
- Sørg for at agenda er synlig for alle og pek på denne
- Husk at irrelevante tema som ikke styres fort tar 20 minutter å avslutte!
7. Avslutning
- Summer resultat av møtet
- La hver deltager i møtet summere sine egne oppfølgingspunkter
LYKKE TIL!
TIPS! Noen mennesker ser alltid den ”motsatte siden” og har mange motforestillinger til en ide. Det kan være en god ide å styre timingen av deres bidrag. Be disse om å spille ”djevelens advokat” og vente til ideer og input er uttømt som tema – la dem så briljere. På denne måten unngår du at de bremser idègenerering underveis.
TIPS TIPS! Disse tipsene er fra Helle Parelius og Siri Andersen. Ledelse av grupper kan du lære mer om på deres kurs Gruppecoaching.
"Good ideas are common-what's uncommon are people who'll work hard enough to bring them about."
-- Ashleigh Brilliant
"Offer the best you have and expect the best in return."
-- Denis Waitley
"If you don't think you can do it, who will? You control the most important tool in success, your mind."
Månedens tips sendes ut hver mnd. Send en mail til post@metaresource.net dersom du ønsker å stå som mottaker.
Videresend også gjerne til andre du vet vil ha glede av det.
|
|
|
